Correo electrónico: entenderlo es usarlo bien

Usar emailEstamos tan acostumbrados a usar el correo electónico a diario que no siempre recordamos la base de su funcionamiento y por ello a veces nos encontramos con problemas que nos parecen más difíciles de resolver de lo que realmente son.

Vamos a explicar con sencillez cómo funciona el servicio de email y cómo detectar y resolver los principales errores.

El correo electrónico es parecido al correo postal.
En la vida real escribimos una carta sobre papel, la recoge el servicio de Correos y la deja en el buzón del destinatario. El destinatario abre su buzón, mira las cartas y se las lleva a casa. Luego abre las que le interesa y tira directamente a la papelera aquellas que reconoce como «basura».

Cuando escribimos un email, se envía a través de un servicio de correos (SMTP, o servidor de correo saliente) y llega al buzón de nuestro destinatario,siempre que se cumplan todas estas condiciones:

1) Que ese buzón exista

2) Que hayamos escrito bien la dirección

3) Que tenga espacio para albergar el peso de nuestro envío

Si falla alguno de estos requisitos nos encontraremos con un error de entrega. Esto quiere decir que aunque nuestro nuestro servicio de email funcione, en la vida real sería el cartero, no siempre llegan los mensajes porque hemos podido escribir mal la dirección o puede que el buzón de nuestro amigo esté lleno y no admita más cartas. Es importante, por ello, atender a los motivos que nos dé el «cartero» a la hora de devolvernos la carta. Es cierto que en muchos casos ese dichoso mensaje viene en inglés (el idioma del servidor) pero merece la pena intentar traducirlos.

Cuando el buzón del destinatario está lleno:

  • User mailbox full.
  • Mailbox is full.
  • The user you are trying to reach is over quota.
  • Mail quota exceeded.

Dirección desconocida/inexistente:

  • No mailbox here by that name.
  • Invalid Domain Name (el nombre de dominio no es correcto).
  • The domain name does not appear to be registered.
  • Invalid address
  • No such mailbox
  • User unknown
  • Account disabled
  • User does not exist
  • Mailbox unavailable

Si recibimos cualquiera de estos mensajes ya sabemos que el error no está en nuestro servicio de correo sino en el suyo. Lo mejor es avisarle a otra dirección o por teléfono para que active la cuenta o vacíe el buzón.

Otro asunto importante es el uso del webmail y cómo se almacenan las copias de los mensajes. Si entendemos bien este uso podremos detectar y evitar otro tipo de problemas.

WebMailEn primer lugar, recordamos que webmail es el servicio por el que accedemos al correo electrónico por medio de una página web en lugar de un programa en nuestro sistema. Accediendo por webmail, estamos viendo directamente nuestro buzón. Por ejemplo, nuestro clientes acceden usando una dirección tipo: webmail.midominio.com

Cuando usamos un programa del sistema como Outlook Express o Windows Mail, lo más habitual es que lo hayamos configurado para que se descargue los correos que llegan a nuestro buzón (es la opción que viene marcada por defecto). En ese caso, al descargarlos, los mensajes desaparecen del buzón de correo donde estaban alojados físicamente y se guarda una copia en nuestro disco duro. Por lo tanto, si accedemos de nueva a webmail más tarde, no encontraremos los mensajes ya descargados.

Buzón llenoEn caso necesario, tenemos la opción de configurar la cuenta de manera que deje una copia en el servidor durante un tiempo o de manera indefinida. Es una opción interesante para casos en el que varios usuarios comparten una misma cuenta o que un usuario tenga que consultar el correo en distintos dispositivos. Pero tiene el peligro de que, al tener una capacidad limitada, los buzones se van llenando y pueden llegar a su límite de almacenamiento. Si esto ocurre, dejaremos de recibir mensajes en este buzón. Estará ocurriendo el error de «buzón lleno» y los remitente se encontrarán mensajes de devolución como los ya mencionados arriba.

Por otra parte, conviene recordar que si el servicio de webmail funciona con normalidad, el correo electrónico tiene que funcionar igualmente en los programas de sobremesa (Outlook y similares). Errores en estos programas, cuando webmail funciona, suelen ser debidos a malas configuraciones de las cuentas. Si además, nos encontramos con mensajes que se envían pero no acaban de llegar, pero no se nos comunica ningún error, lo más probable es que hayan ido a parar a la carpeta de «correo no deseado«. Es conveniente revisar las reglas que hayamos establecido para filtrar el correo basura y de vez en cuando echar un ojo a dicha carpeta para comprobar que no se haya colado ningún mensaje que estuviéramos esperando.

Correo electrónicoEn cuanto a las configuraciones de la cuentas es importante que lean bien las instrucciones que les facilitamos y que escriban con detenimiento al rellenar la información solicitada. Especial importancia tiene que escriba correctamente su nombre y su dirección electrónica al dar de alta su cuenta de email.

Lo primero porque será el remite que recibirán los usuarios cuando les llegue su correo y si no es lo que esperan puede causar desconfianza. Lo segundo, porque si está mal escrita, al responderle puede originar un error o incluso hay servidores que comprueban previamente que sea correcta y no llegan a entregar el mensaje. Así que revise, por favor, letra a letra cuando configure su cuenta de correo.

Si sigue todos estos consejos, seguramente evitará algún que otro disgusto y podrá disfrutar realmente de la utilidad del servicio de correo electrónico.

1.510 comentarios en “Correo electrónico: entenderlo es usarlo bien”

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